El inicio de un nuevo ejercicio implica el arranque de nuevas fórmulas e iniciativas orientadas a mejorar los resultados de una empresa. Es la oportunidad que muchos negocios aprovechan para revisar y comprometerse con nuevos modelos de gestión y una distribución más eficiente de las tareas. Entre los propósitos para el ejercicio entrante suelen destacar propuestas como la reducción de los costes, la optimización de los recursos y el aprovechamiento eficiente de la información.
Pero el planteamiento de iniciativas orientadas en esta dirección deja muchas veces al descubierto algunas de las carencias con las que operan algunas pequeñas y medianas empresas, en entornos tan convulsos como el actual. La falta de tiempo y de un criterio claro a la hora de tomar decisiones, generalmente derivado de un escaso análisis de la información que manejan, suelen poner de manifiesto algunos de los errores de gestión más comunes entre las pymes.
Desde Datisa, uno de los principales desarrolladores de software de gestión empresarial para pymes en España, se destacan los cinco fallos que ninguna pyme debe cometer, y menos aún a principios de año:
– No definir claramente una estrategia para la gestión de los recursos empresariales o definir una estrategia excesivamente rígida e impermeable. A la hora de operar en un entorno en el que abundan los competidores y escasean los recursos, es necesario apostar por la diferenciación y la mejora continua. Pero nada de esto puede hacerse sin un planteamiento adecuado de la gestión y la distribución de los propios recursos con los que cuenta la organización.
Conocer todos los criterios que impactan sobre la competencia, sobre el entorno o sobre la propia empresa es la base para definir una estrategia adecuada. Pero definir la estrategia ya no es suficiente. Las pymes deberán poner el foco en la definición clara de una estrategia flexible, que permita implementar nuevos procesos y proporcionar modelos de respuesta rápidos y efectivos. Es decir, a principios de año las pymes deberán comprobar no solo que su estrategia es óptima para el cumplimiento de los objetivos establecidos, sino que, además, es una estrategia permeable y flexible, capaz de adaptarse a los cambios que proponga el mercado y a los diferentes escenarios que se sucedan con habilidad y rapidez.
– Falta de cultura empresarial o de identidad propia. Una empresa no es lo que dice que es, sino lo que muestra que es. O sea que un negocio que dice ser diferencial en su propuesta debe demostrar con datos reales en qué se diferencia y por qué. Y en el ecosistema pyme no siempre nos encontramos con una definición clara del valor diferencial de la empresa. O, mejor dicho, no siempre nos encontramos con una forma de operar que sea realmente diferencial. Tampoco con soluciones y/o servicios que aporten ese plus adicional que prometen las compañías. La diferenciación puede estar en la forma en la que la empresa gestiona internamente su negocio, en cómo se relaciona con sus proveedores, con sus clientes, con sus empleados, en cómo negocia sus condiciones de cobro y pago o en cómo establece las relaciones con todos los actores que conforman la cadena de valor. Todo ello contribuye a la creación de una identidad propia y diferencial, que impulsará no solo la eficiencia, sino el reconocimiento de su marca.
– Carecer de una visión a largo plazo. Parece una contradicción, pero en épocas convulsas en las que la sombra de la desaceleración económica acecha es más importante que nunca planificar con la mirada puesta en el largo plazo. Los planteamientos cortoplacistas arrojan resultados rápidos -buenos o malos-, pero conducen a la toma de decisiones acelerada y casi siempre errónea. No dejan margen a la innovación ni a la propuesta de soluciones de valor añadido, entre otras cosas porque no toman en consideración el análisis de los datos y no pueden mirar con perspectiva las consecuencias de sus decisiones.
Sin un planteamiento de largo recorrido las empresas corren el riesgo de poner parches en su gestión y en su operativa y estarán expuestas a un riesgo elevado para gestionar su crecimiento, incluso para mantener su propia estabilidad.
– Infravalorar la formación y la gestión del conocimiento. La formación y la generación de valor a través del conocimiento son dos aspectos clave para impulsar el crecimiento y la mejora continua. Si no se reconoce la importancia que tiene la formación para adquirir las habilidades y capacitación adecuadas para cada momento es posible que la fuerza de trabajo esté mal repartida, la carga de trabajo mal distribuida y no sea capaz de proporcionar las respuestas y el valor necesario. Si, además, las empresas no gestionan el conocimiento con claridad, de manera ágil y colaborativa, la información se irá diluyendo entre las diferentes capas que conforman la organización, se formarán silos de datos que aislarán la información y se perderá la oportunidad de aprendizaje que ofrecen las estrategias de trabajo colaborativo. Esto conducirá a la obsolescencia en el conocimiento y a una manera de operar mucho más descentralizada e ineficiente.
– No contar con el apoyo de la tecnología adecuada. Gestionar los recursos de una empresa no es algo que pueda o deba hacerse de forma manual. Es necesario contar con los sistemas de gestión adecuados, que se adapten a la naturaleza y necesidades del negocio y que reporten un verdadero valor adicional a la propuesta -incluso comercial- de la organización. Pero no todas las pymes son conscientes de la importancia que tiene el uso de la tecnología y su impacto en la cuenta de resultados. Uno de los grandes errores en los que incurren las pymes con respecto a la tecnología es entenderla como un gasto y no tanto como una inversión que reportará valor al negocio.
EL ABC DE LOS NEGOCIOS
Otro de los fallos que cometen muchas pymes desde el punto de vista de la tecnología es no valorar su aportación para optimizar la previsión, el análisis, el seguimiento y el control de los recursos, pero también de las tareas que se llevan a cabo en el seno de la organización.
Minimizar los errores y automatizar funciones para ganar tiempo que poder aprovechar en el desempeño de otras tareas de mayor valor, debería ser el ABC de los negocios. Y no siempre es así. Con respecto a la tecnología no siempre se buscan soluciones que se adapten a la empresa, sino que se apuesta por soluciones “baratas” o soluciones “potentes” o soluciones “conocidas” y no tanto por aquellas soluciones que realmente ayuden a mejorar la rentabilidad del negocio.
En definitiva, el inicio del año es un buen momento para revisar, analizar y tomar decisiones respecto a cómo queremos gestionar los recursos de nuestro negocio. Es la mejor época para poner en marcha nuevos planteamientos, nuevos procesos y nuevas herramientas tecnológicas que impulsen el crecimiento, la innovación y la mejora permanente.
