La posibilidad de almacenar información financiera en un único repositorio centralizado implica ya un gran avance para optimizar la gestión de cualquier negocio. Pero, desde el punto de vista financiero, disponer de la información económica, precisa y en tiempo real será, además, crítico para competir en escenarios complejos.
La generación automática de informes facilita la elaboración de los libros contables, balances, declaraciones trimestrales, anuales… Pero, sobre todo, proporciona una visión exacta del estado de situación del negocio. Un enfoque económico que ayudará a la toma de decisiones ejecutivas y estratégicas.
Las plataformas ERP proporcionan el soporte óptimo para la gestión del día a día en cualquier negocio. Pero, además, contribuyen activamente a la mejora y simplificación de la operativa en el entorno financiero. Desde Datisa, uno de los principales desarrolladores de software de gestión empresarial para pymes en España, apuntan cuatro elementos con los que un ERP facilita el análisis de los estados financieros en una pyme:
1. Información financiera en tiempo real. Datos relacionados con el entorno comercial, ya sean ventas, pedidos, presupuestos… o con el área de contabilidad como facturas o gestión de pagos y cobros son solo algunos de los datos que proporciona un ERP al instante. Pero, además de la información, estas soluciones ofrecen la posibilidad de obtener informes financieros, también en tiempo real, que proporcionan un enfoque más amplio sobre las finanzas del negocio. En realidad, proyectan una imagen real de la capacidad financiera de la empresa, facilitando la toma de decisiones financieras y la planificación óptima de las acciones a futuro.
2. Control de los estados financieros. El análisis de los movimientos y operaciones financieras realizadas en un período concreto será clave para obtener una visión real del estado financiero del negocio. Un ERP como el de Datisa facilita la consulta de las operaciones relacionadas con los gastos e ingresos. Pero también, con cualquier otro proceso del negocio, que impacta sobre el entorno financiero: producción, almacén, marketing… Disponer de información precisa, veraz y actualizada también ayuda a gestionar de manera más eficiente el flujo de caja y la liquidez del negocio.
3. Presupuestos y control de costes. Asociar los costes empresariales a cada unidad de negocio concreta permite trazar un plan de ahorro, identificando aquellos costes que pudieran ser prescindibles. Ayuda a tomar decisiones inteligentes sobre inversiones y desinversiones en entornos concretos. Un ERP con funciones de contabilidad analítica no solo ayudará a identificar y cuantificar los costes generados en cada unidad de negocio. También facilitará su análisis detallado y un sistema de control de costes para optimizar las finanzas.
4. Contabilidad al día. Un ERP permite llevar al día la gestión contable del negocio. Y, con ello, obtener una visión exacta de los movimientos relacionados con los activos y variaciones del pasivo. La idea es no dedicar demasiado tiempo a las funciones de registro de datos contables. Funciones que, siendo claves, no aportan valor adicional a la empresa. Por eso, el papel del ERP es crítico al automatizar muchas de las tareas asociadas a los procesos contables. Una automatización que ayuda a optimizar el tiempo, pero, sobre todo, que apunta a la eficiencia y eficacia del área contable. Y, sobre todo, a la precisión de la información que proporciona. Información relacionada, por ejemplo, con la liquidez, el endeudamiento circulante o el cálculo de las amortizaciones periódicas de cada activo.
En todo caso, apoyar la gestión financiera de un negocio en un ERP proporciona una visión 360º de su estado de situación real. Y facilita el control de la operativa financiera y contable, ayudando a las pymes a proteger su salud financiera.
