Los errores de facturación pueden resultar muy caros a las pymes, en términos de tiempo y dinero. Evitar errores y optimizar los procesos de facturación son claves para manejar un entorno financiero convulso. Contar con el apoyo de un software de facturación, no solo aporta fluidez y precisión. También hace que las arcas del negocio se mantengan siempre sobre la línea de flotación.
Generar las facturas a través de un proceso automatizado y enviarlas inmediatamente a los clientes minimiza el margen de error. Y, en términos generales, agiliza el proceso. Por un lado, permite ganar tiempo con las tareas administrativas. Y, por otro, acelerar los cobros y hacer seguimiento de las facturas pendientes, mejorando, la salud financiera de la empresa.
Según Datisa, uno de los principales desarrolladores de software de gestión empresarial para pymes en España, estos son los nueve errores de facturación más comunes entre las pymes.
1. No facturar inmediatamente. Es importante facturar tan pronto como se haya completado el trabajo. Es responsabilidad del proveedor emitir la factura correspondiente.
2. Remitir la factura a la persona equivocada. Es poco profesional, complica el proceso y provoca retrasos. No siempre la persona que contrata es la que gestiona el pago.
3. Facturar con errores. La factura debe ser precisa. Los detalles incorrectos y los errores se reflejan negativamente en la imagen de marca.
4. No desglosar los conceptos. En muchos casos es una cuestión de procedimientos internos para hacer seguimiento de los gastos internos.
5. “Olvidarse” de los pagos atrasados. Puede ser un desafío, especialmente, si no existe un protocolo claro para hacerlo. Si no existen los mecanismos para identificar los atrasos, pueden pasar desapercibidos.
6. No incluir condiciones de pago claras. Es un error bastante común. Si la fecha de vencimiento o las condiciones de pago no son suficientemente claras, lo más probable es que se generen problemas de cobro. Si, además, se establecen recargos por retrasos en los pagos, deberán reflejarse en la factura.
7. Olvidar información relevante. Por ejemplo, el número de cuenta bancaria, si se recomiendan los pagos vía transferencia.
8. Emitir facturas sin la identidad corporativa. Evita el reconocimiento de la empresa y puede hacer que la factura, directamente se ignore, si el volumen o la carga de trabajo es elevada.
9. No hacer copias de seguridad. Al final del año fiscal se necesitarán para los registros financieros. El formato en papel es peligroso, porque pueden extraviarse o deteriorarse.
Para evitar estos errores de facturación o minimizar sus consecuencias, las pymes pueden apoyarse en un software de facturación. Desde Datisa argumentan sus beneficios, defendiendo que automatiza la generación de facturas, aumenta la eficiencia y reduce los errores, también comentan que facilita la personalización de las facturas y acelera los pagos, al proponer y dar soporte a diferentes opciones de pago.
