Hay muchas variables que condicionan la decisión acerca de cuándo se debe implantar un ERP, desde el análisis de la situación real de la empresa, la determinación de requerimientos de gestión o la búsqueda de los sistemas con las funcionalidades adecuadas, hasta el tema de la inversión.
Desde la empresa Datisa se indican seis pistas que pueden ayudar a las pymes a determinar si es el momento oportuno para plantearse el reto de implantar un sistema de gestión empresarial o no.
Información estancada
El primer síntoma es la ausencia de comunicación e intercambio de información interdepartamental. Hay que hacer que fluya la información. Estandarizar los procesos de intercambio de información entre departamentos, áreas o equipos de trabajo, será una de las primeras labores que abordará un ERP. El trabajo colaborativo permitirá, además de compartir los datos, mejorar las relaciones y, los resultados económicos.
Datos sin actualizar
Esta es una de las peores cosas que le puede pasar a una organización. Ya sea en el departamento financiero o en el comercial o en cualquier otro área, disponer de información consolidada es imprescindible.
Sistemas y aplicativos anticuados
La empresa ya está informatizada y se apoya en un software para el desarrollo de determinadas tareas, operativas, estratégicas, administrativas… lo que no significa que el funcionamiento de esos aplicativos esté optimizado. Es decir, que puede ser que las necesidades hayan cambiado desde la adquisición del aplicativo, hasta el momento actual y el sistema no haya ido sumando las funcionalidades como debiera, o las versiones están desactualizadas, o la vida útil del equipo está dando sus últimos coletazos.
Demasiados programas informáticos
La masificación de sistemas provoca el caos entre los usuarios. El ERP servirá de catalizador de procesos y permitirá centralizarlos en un único programa, reduciendo costes.
Falta de flexibilidad
Que el negocio crezca siempre es una buena noticia. Pero ese crecimiento se debe acompañar de una gestión adecuada y esta, a su vez, solo será posible si se apoya en los sistemas adecuados. Un buen programa permitirá crecer en función de las necesidades que plantee progresivamente la organización, sumando módulos, incorporando funcionalidades…, pero siempre manteniendo el corazón de la herramienta y evitando nuevos procesos de implantación, formación, reconocimiento…
Lentitud y confusión en las respuestas
Generalmente cuando los clientes o los potenciales clientes acuden a nuestra organización para solventar alguna duda, las respuestas han de ser claras, concisas, sencillas y rápidas. Si esto no siempre es así, entonces, quizá habrá que mirar si la información no está centralizada, o si el acceso a la misma no es sencillo, o si se dispone de muchos datos, pero difíciles de interpretar.
