Las empresas necesitan detenerse a reflexionar sobre los requerimientos de gestión reales a la hora de iniciar el proceso de búsqueda y posterior implantación de una Planificación de Recursos Empresariales o ERP.
A menudo se trata de proyectos que cambian la forma de trabajar en la organización, la redefinición de procesos que implica operar a través de un nuevo software, lo que lleva consigo una serie de cambios adicionales que deben justificarse en términos de incremento de la eficiencia y la optimización de la rentabilidad.
En este sentido, desde la compañía DATISA apuntan una serie de respuestas, que pueden ayudar a determinar si realmente es necesario un aplicativo de gestión avanzado o bastaría con cambiar algunos hábitos en determinados procesos. Así, entre las señales que se deben tener en cuenta para determinar si una pyme necesita o no un ERP destacan las siguientes:
– Falta de control sobre el negocio. Generalmente se suele producir esta falta de control por una falta de información actual y veraz que aporte una visión global de la empresa.
– Dificultad para acceder a la información. A veces los datos están dentro del sistema, pero encontrarlos y acceder a ellos no resulta fácil, por lo que muchas veces la información estratégica pasa desapercibida y, por tanto, se infrautiliza.
– Demasiada tecnología incomunicada. Utilizar demasiadas herramientas es contraproducente. Primero porque el intercambio de información debe ser fluido y segundo porque la retroalimentación de datos facilita el control y el análisis de la evolución de las distintas áreas de negocio.
– Dificultad de uso y lentitud en la respuesta. A veces las empresas se obsesionan con la implantación de sistemas enormes y complejos para solventar tareas que con funcionalidades básicas se resuelven sin máximas complicaciones. Cuánto más difícil sea un software de entender, más lenta será la respuesta que ofrezca al usuario y más demora implicará en el desempeño de sus tareas.
– Demasiado tiempo para realizar tareas básicas. Aunque los asientos contables estén perfectos, si se precisan horas extras en momentos de picos de trabajo para introducir los datos (declaraciones de trimestrales de IVA, por ejemplo), hay algo que no funciona, por lo el proceso de mejora es imprescindible.
Como finaliza Isabel Pomar, Directora Comercial de DATISA , «antes de tomar una decisión, lo primero que hay que hacer es analizar las carencias que muestra la organización en las diferentes áreas operativas. Comercial, producción, almacén, atención al cliente, administración, facturación o contabilidad, están entre los departamentos que más áreas de mejora presentan y, por lo tanto, entre los que mejores resultados suelen obtener tras la utilización de aplicativos de gestión eficientes».
