Las soluciones de automatización contable permiten equilibrar el nivel de competencia en el ecosistema empresarial. Ayudan a las pymes a mejorar su eficiencia y a conseguir más, con un presupuesto ajustado.
Una de las principales ventajas de automatizar la contabilidad es el ahorro de tiempo. Como comenta Pablo Couso, Director Comercial de Datisa, uno de los principales desarrolladores de software de gestión empresarial para pymes en España, “imagina el trabajo en la cocina de un prestigioso chef. Si tiene que dedicar tiempo a la preparación de los ingredientes, lavar los platos o sacar la basura, ¿Cuánto tiempo crees que le queda para cocinar sus platos? Con un poco de ayuda en estas funciones menos estratégicas podrá dedicar toda su energía y conocimiento al trabajo creativo. Y mostrar su habilidad culinaria, haciendo algo, realmente, grandioso”.
Sin automatización, el equipo de contabilidad de una pyme estará igual de “ajetreado” que este prestigioso chef. Dedicando tiempo y recursos a la resolución de tareas rutinarias. Y con poco tiempo para el trabajo analítico y estratégico. En otras palabras, no se estarán conectando los datos financieros con la estrategia del negocio. Algo que, sin duda, afectará negativamente a los resultados clave de la empresa.
La automatización contable encierra un gran potencial, pero ¿cómo pueden las pymes aprovecharlo al máximo? Los expertos de Datisa recomiendan tres pasos:
• Automatizar primero los cuellos de botella, siempre que sea posible. Es decir, aquellas funciones que consuman más tiempo y más recursos y que aporten menos valor a la organización. Por ejemplo, si hablamos de los cierres mensuales, un cuello de botella podría ser la conciliación de cuentas. Especialmente, si existen diferentes cuentas con las que trabajar.
En este sentido, un software de contabilidad con funciones de conciliación bancaria agilizará el proceso. Mejorará su precisión y eficiencia. Y liberará al equipo de contabilidad para que puedan avanzar con otros procesos.
• Una vez automatizados los “cuellos de botella”, las pymes pueden avanzar con la automatización de tareas repetitivas y de escaso valor. Por ejemplo, la entrada de datos. Esta automatización, de nuevo liberará tiempo al entorno contable. Pero, sobre todo, evitará que se cometan errores que, generalmente, son consecuencia del “adormecimiento mental” que provocan las tareas repetitivas y aburridas.
• Dejar que el software haga lo que mejor sabe hacer: ordenar y analizar. Mientras que los equipos contables apuestan por la estrategia, el software se encargará de almacenar y analizar los datos. Procesar toda la información que encierran esos datos y proporcionar el conocimiento necesario para la toma de decisiones contables. Un conocimiento que ayudará a guiar al negocio hacia la consecución de sus objetivos, de manera más rápida, fácil y precisa.
