Aunque hay muchas métricas que pueden utilizar las pymes, no es realista tratar de implementarlas todas. Determinar cuáles son las adecuadas dependerá de varios criterios. Criterios que tienen que ver con la estructura de la organización, los objetivos del negocio o, incluso, el sector o actividad que desempeñe la compañía.
Sin embargo, los consultores de Datisa, uno de los principales desarrolladores de software de gestión empresarial para pymes en España, han elaborado una lista de las métricas financieras más comunes que deberían estar en la lista de cualquier pyme en crecimiento.
1. Flujo de caja operativo
El flujo de caja operativo es una de las métricas más importantes que hay que seguir y analizar. De hecho, es el KPI prioritario para la mayoría de los equipos financieros. Medir el flujo de caja operativo proporciona información sobre cuánto dinero entra y sale de la empresa. Proporciona una idea de la cantidad de efectivo que se puede gastar/invertir en el futuro inmediato. Y actúa como una bandera roja si se hay que recortar gastos.
2. Ingresos
La métrica de los ingresos muestra la cantidad de dinero que se ingresa por la venta de productos o servicios, antes de deducir los gastos.
3. Gastos
Los gastos incluyen todos los costes incurridos para operar y obtener ingresos. Esto incluye los gastos de explotación (salarios, equipos, suministros…) y los gastos no operativos (como los intereses y las comisiones de los préstamos).
4. Beneficios netos
Mide el dinero que queda después de restar todos los gastos e impuestos de los ingresos. Si la empresa no tiene suficientes ingresos para cubrir los gastos, corre el riesgo de retrasarse en los pagos y acumular deudas.
5. Presupuesto frente a la realidad
Al comparar el gasto o las ventas reales en un área determinada con las cantidades presupuestadas, se puede identificar dónde se está gastando más de la cuenta. En el lado positivo, también puede revelar dónde se está actuando mejor de lo esperado. Esta métrica es un punto de partida que indica dónde hay que profundizar. Por ejemplo: si el equipo de ventas tuvo un rendimiento inferior, habrá que saber por qué. O si el presupuesto se ha quedado corto, quizá haya que reevaluar el proceso de presupuestación. ¿Cómo se llegó al presupuesto? ¿Se basó en datos o en una suposición?
6. Ratio de rapidez
Determina si la organización podrá cumplir con rapidez con sus obligaciones financieras a corto plazo. Por regla general, se estima una ratio superior a 1, lo que indicaría disponer de los activos necesarios y de la suficiente flexibilidad para cubrir las obligaciones.
7. Coste medio de adquisición de clientes
Entender cuánto se gasta/invierte para añadir nuevos clientes es una medida importante. El cálculo incluye los gastos de marketing, tecnología, nóminas… El coste medio de adquisición de clientes es proporcional al precio de su producto o servicio, por lo que será más elevado en algunos sectores.
Para obtener realmente el valor de esta métrica, los expertos recomiendan considerarla en relación con el valor de vida de ese cliente. Por ejemplo: si se gastan/invierten 500 € en adquirir un cliente, pero éste aporta 20.000 € en ingresos anuales recurrentes, el gasto merece la pena. Por otro lado, si el coste de adquisición es demasiado alto, podría indicar la necesidad de mejorar el rendimiento de marketing. O, tal vez ayudaría a los responsables del negocio a centrarse en la fidelización de los clientes o a incrementar las ventas a los clientes actuales para aumentar su valor.
8. Tasa de abandono
La medición de la tasa de abandono de clientes ayuda a comprender el grado de adherencia de al producto o servicio. Una tasa de abandono alta indica que se están perdiendo clientes con frecuencia. Dado que es más caro conseguir nuevos clientes que mantener los existentes, es clave entender por qué la tasa de abandono es alta. Y tomar medidas para corregirla. Puede que haya que cambiar algo en la oferta o encontrar mejores formas de atender a los clientes.
9. Ratio de rotación de cuentas por cobrar
La ratio de rotación de cuentas por cobrar mide la eficacia de la recaudación de las ventas a crédito. Una ratio más alta es un buen indicativo. Significa que los clientes están pagando más rápido. Cuando las cuentas por cobrar se retrasan constantemente -una ratio baja)- se perjudica el flujo de caja y se reducen las posibilidades de cobro a medida que pasa el tiempo.
Utilizar esta métrica en combinación con un informe de antigüedad de las cuentas por cobrar para identificar qué clientes están atrasados y por cuánto tiempo es determinante. Este informe suele organizarse por fecha de vencimiento (inmediatamente, de 1 a 30 días de retraso, de 31 a 60 días de retraso), para que pueda priorizar el seguimiento.
También es útil analizar los datos para entender cómo afecta el calendario de pagos al negocio. Por ejemplo, ¿en qué momento es más difícil cobrar? ¿Cuándo la factura lleva 40 días de retraso? ¿45 días? Esto ayudará al equipo de contabilidad a orientar sus esfuerzos de cobro en la dirección correcta.
10. Cuentas por pagar actuales
Indican el valor actual de las cuentas por pagar. Es decir, cuánto se debe a los proveedores. Es una métrica clave que funciona junto con las cuentas por cobrar actuales para entender mejor el flujo de caja.
También en este caso, es útil profundizar con un informe de antigüedad de las cuentas por pagar para tener en cuenta las próximas facturas. Y su vencimiento. Esto ayudará a priorizar los pagos. Y a asegurar el cumplimiento de las próximas obligaciones.
11. Pista de tesorería/tasa de utilización
Indica el tiempo disponible antes de que el negocio se quede sin efectivo. Se basa en el dinero actualmente disponible y en el gasto mensual (tasa de consumo). Especialmente en tiempos de crisis como los actuales, esta es una métrica crítica para gestionar el riesgo de gasto de forma proactiva.
Las pymes que miden todas o alguna de estas métricas están en la dirección correcta. Pero, como explica Pablo Couso, director comercial de Datisa, “nuestra experiencia nos muestra que muchas pymes siguen sin hacer un seguimiento adecuado de estas KPI. Al menos, sin hacerlo de manera sencilla y efectiva. No tener acceso fácil a los datos dificulta cualquier proceso de análisis. Y, en consecuencia, la toma de decisiones también se complica”.
La visibilidad y la precisión de los informes y la analítica son claves para el negocio de las pymes. Por eso, las funciones financieras están en el centro de todos los aplicativos ERP.
