Analizar los gastos es un buen primer paso para empezar a ahorrar dinero. Cotejar contratos, órdenes de compra y entrada de mercancías con las facturas recibidas permitirá identificar pagos incorrectos, si los hay. O quizá, determinar áreas de ahorro si se descubre que se están efectuando pagos excesivos que pueden resolverse mediante reembolsos o créditos.
El análisis de facturas aporta indicadores y detalles clave que ayudan a las empresas a identificar el rendimiento de los procesos de facturación. También permite descubrir las áreas de mejora. A menudo se engloba dentro de la inteligencia empresarial y permite a las pymes revisar los procesos clave.
Analizar los procesos de facturación también es importante para las pymes porque les ayuda a descubrir pagos en exceso. Y a comprender mejor cómo funciona todo el proceso. Cuánto más grande o más actividad tiene una empresa, más fácil es que las cosas pasen desapercibidas. Algunos de los errores más comunes en el entorno de la facturación son:
1. Pagos en exceso por mercancías devueltas. Si las mercancías resultan defectuosas y se devuelven, la empresa no está obligada a pagarlas. Sin embargo, en algunos casos, puede acabar liquidando facturas por mercancías rechazadas del almacén. Si el vendedor no abona el importe al comprador, se considera un pago en exceso.
2. Pagos duplicados. Suele ocurrir cuando un pago no se liquida a tiempo y el proveedor vuelve a emitir la factura. Al final, la empresa acaba pagando ambas cosas cuando la factura duplicada se vuelve a introducir en el sistema.
3. Pagos fraudulentos. El fraude en las facturas es muy común, y muchas empresas sucumben a él. La empresa recibe una factura que parece válida, pero los datos de pago son diferentes. Un estafador, haciéndose pasar por la organización del proveedor, afirma que han cambiado recientemente estos datos, y solicita el pago rápidamente.
Si no se verifican estas instrucciones, la empresa podría acabar pagando la factura, lo que daría lugar a pagos fraudulentos. La mejor forma de mitigar los pagos fraudulentos es emplear el cotejo de facturas y automatizar el proceso.
No analizar las facturas con regularidad puede costar a las pymes millones de euros. Sin embargo, automatizar el proceso de facturación, ayudará, primero a identificar posibles errores. Y, segundo, a imprimir mayor velocidad y precisión al proceso.
Un ERP de facturación, entre otras cosas, facilitará el análisis de los gastos y permitirá cotejar fácilmente los pedidos de compra, las entradas de mercancías, las facturas y los pagos. E indicará cualquier discrepancia en la revisión anual de datos. Sin mencionar el hecho de que hará que todo el proceso de facturación se lleve a cabo sin problemas y con la mínima intervención humana.
Un ERP de facturación opera en tiempo real. lo que permite un procesamiento más rápido de las facturas. La empresa puede encontrar rápida y fácilmente pagos duplicados, pagos en exceso o pagos potencialmente fraudulentos. Y facilitar la toma de decisiones respecto a lo que se debe hacer, como, por ejemplo, solicitar el reembolso de lo que se ha pagado de más.
Pablo Couso, director comercial de Datisa, uno de los principales desarrolladores de software de gestión empresarial para pymes en España, dice que “automatizar el proceso permite ir más allá del ahorro puntual. Encontrar pagos excesivos más rápidamente también acelera la tesorería, es decir, la posibilidad de disponer de más dinero. Y, permite cuadrar las cuentas con precisión absoluta. Encontrar, por ejemplo, facturas impagadas que coinciden con facturas que ya se han pagado o con mercancías que se han devuelto también evitará que se efectúen más pagos excesivos”.
Un software de facturación te permite analizar varios elementos. Los más importantes son:
• Tiempo medio de aprobación de facturas.
• Facturas activas por estado.
• Excepciones de facturas.
• Facturas pendientes de aprobación.
• Devengos de facturas sin pedido.
• Devengos de facturas de pedidos.
• Devengos de facturas contractuales.
• Pago a plazos.
• Días de pago.
• Plazo medio de pago.
• Número medio de días entre la recepción de la factura y el pago.
• Análisis de tendencias operativas.
• Análisis de pagos y gastos.
• Previsiones de tesorería.
En todo caso, como explica Couso, “un software de facturación ayuda a las pymes revisar informes sobre análisis de pagos y gastos, gestionar costes y supervisar la eficacia operativa. Y solo haciendo eso, el ahorro puede llegar a ser muy significativo. Por su parte las áreas financieras pueden crear sus propios cuadros de mando personalizados para recibir información clave y tomar decisiones con mayor rapidez y precisión”.
Aunque a primera vista el análisis de facturas parece consistir únicamente en revisar las partidas para encontrar errores de pago en exceso, la realidad es que ofrece mucha más información. Todas las empresas se basan en el balance. Las facturas son un indicador precoz y constante de los cambios que pueden acabar reflejándose en el balance. Utilizarlas en su beneficio puede ser justo lo que una pyme necesita para mantener su ventaja competitiva.
