La mayoría de las pymes comienzan utilizando un software de contabilidad básica para gestionar su negocio. La simplicidad de estos sistemas es atractiva. De hecho, hablamos de aplicaciones que funcionarán bien durante un tiempo. Pero, a medida que las necesidades contables y financieras del negocio crecen, las carencias de estos programas se hacen evidentes.
Así, sin el software de contabilidad adecuado, la capacidad para gestionar financieramente el negocio es muy limitada. Por el contrario, utilizar un ERP de contabilidad avanzada, resuelve muchos de los grandes desafíos a los que se enfrentan las pymes en el entorno de la gestión financiera.
Pablo Couso, director comercial de Datisa, uno de los principales desarrolladores de software de gestión empresarial para pymes en España, dice que “una de las primeras pistas para saber que es hora de buscar alternativas más completas, es la dependencia excesiva de las hojas de cálculo. Las áreas financieras que utilizan hojas de cálculo como principal herramienta de gestión no pueden brindar el apoyo oportuno a otras áreas del negocio. Y, eso, en sí mismo, puede reducir significativamente la productividad del equipo de finanzas. Sin mencionar el impacto negativo en su capacidad para tomar decisiones rápidas y seguras».
Por tanto, un ERP adecuado resuelve muchos de los grandes desafíos a los que se enfrentan a diario las áreas financieras de las pymes. La visibilidad de la información que aporta es, en sí misma, una de las grandes aportaciones de estos aplicativos. Pero, profundizando un poco más, desde Datisa se apuntan algunos usos críticos del ERP para mejorar la gestión financiera de las pymes.
Integración de finanzas
Sin un ERP, los responsables financieros tienen que extraer Informes de múltiples sistemas y conciliarlos en Hojas de Cálculo antes de entender los datos. Esto añade complejidad y tiempo. Las áreas financieras buscan apoyar sus decisiones en datos precisos y actualizados y no, en números recogidos hace semanas. “De hecho, utilizar los datos de manera más eficaz es una prioridad para los directores financieros de las pymes. Y esto es algo que el ERP hace posible. Tener la información sobre compras, ventas, finanzas, etc. en un único sistema proporciona más visibilidad. Y mejora el rendimiento», explica Pablo Couso.
Informes financieros precisos y concluyentes
Esta es otra de las prioridades que muestran las áreas financieras de las pymes. Poder generar informes enriquecidos y no solo documentos con datos livianos sobre ingresos, estados del flujo de caja o balances.
Los Informes que aporta un ERP financiero proporcionan una visión más profunda de la rentabilidad del negocio. No solo se obtienen los datos directamente financieros, también permiten analizar el impacto de otras áreas de negocio sobre el entorno financiero. Con la posibilidad de acceder a los datos de toda la organización, es más fácil generar informes con datos críticos en tiempo real. Y con ello, tomar decisiones rápidas, pero informadas.
Más eficiencia
La automatización que proporciona un ERP financiero potente cambia las reglas del juego, también a un nivel administrativo. Por ejemplo, realizar las tareas tan habituales como la facturación, los pagos, los cobros, etc., implican mucho tiempo. Y, eso, a su vez, se deriva en un aumento significativo de los costes. La alternativa es automatizar la mayoría de las tareas que implican esos procesos y ahorrar tiempo y dinero. Además de ganar mayor precisión en los datos.
Esto es solo un ejemplo, pero, como asegura Pablo Couso “cuando se aplica la automatización a otras funciones como los cierres de fin de período o la gestión de cobros, el impacto es acumulativo». El tiempo extra que consigue el equipo financiero-contable, puede emplearse en otras tareas que sí requieran un “toque humano” complementario, como la elaboración de presupuestos contables y de tesorería, las previsiones o el análisis.
Mejora de la gestión de los activos fijos
La mayoría de los ERP financieros incluyen funcionalidades para mejorar la gestión de los activos fijos. De esta manera, será más fácil hacer seguimiento y gestionar estos activos de la empresa -maquinaria, edificios, equipos informáticos, etc.- Es más fácil aplicar la depreciación del coste, y el cálculo y contabilización automáticos de las amortizaciones durante su vida útil, utilizando diferentes modelos. Es una manera sencilla y segura de evitar el cálculo manual, más lento y con una probabilidad alta de error. La automatización de este proceso, además, aumenta su eficiencia y ayuda a identificar y eliminar costes ocultos.
Seguimiento y control financiero más ajustados
Tras la covid-19, la gestión eficaz del flujo de efectivo es uno de los principales desafíos en el ecosistema pyme. Para afrontarlo con éxito, las pymes están poniendo el foco en la identificación de las áreas de ahorro. Un ERP financiero con las funcionalidades adecuadas proporciona una visión panorámica sobre el desempeño operativo y financiero. Y así, facilitar la detección de las mejores oportunidades para ahorrar. La automatización que se introduzca en los procesos contables puede impactar en positivo sobre el flujo de efectivo.
En definitiva, estas son solo algunas mejoras que aporta el ERP al entorno financiero de las pymes. Mejorar la gestión financiera, podría en sí mismo, impulsar el negocio hacia el éxito. Pero, el software ERP no solo impacta sobre una parte de la organización. Su influencia se extiende a todos los rincones, por lo que sus posibilidades para optimizar la eficiencia operativa y estratégica en todas las áreas de la empresa son evidentes.
