Septiembre ha llegado y nuestras cabezas están aún pensando más en las vacaciones que en el trabajo diario. Las altas temperaturas tampoco ayudan, ya que disminuyen la productividad hasta en un 20 %, según últimos estudios. ¿Qué hacer entonces para recuperar el ritmo de producción tras el fin de las vacaciones?
“Cuanto más eficiente sea cada día en la oficina, estudio o sitio de trabajo, mejor será nuestro estado de ánimo y más aumentará nuestra motivación. La situación se puede reconducir tan sólo aplicando ciertos hábitos”, explica Alfredo Nicolás, Country Manager de Efficy España, que propone siete consejos para que la productividad:
1. No a las reuniones largas ni repetitivas. Este tipo de encuentros no son productivos. Son asesinos del tiempo. En las pymes, tener reuniones parece a menudo más importante que hacer el trabajo en sí mismo, pero la mayoría de las reuniones son completamente innecesarias. Desde Efficy apuestan por deshacerse de todas las reuniones improductivas e instaurar ‘ceremonias’ de un máximo de 15 minutos con todos los participantes de pie para agilizarlas.
2. Completa la tarea más importante del día a primera hora. Una buena idea es dividir nuestros objetivos en secuencia de acciones concretas que nos ayuden a cumplirlas. Es importante que a primera hora de la mañana y, antes de revisar el correo o leer las noticias, completemos la tarea más importante de la jornada, esa que nos acerca a la meta. Una investigación muestra que el progreso genera más motivación que cualquier otra cosa.
3. Usa un CRM. Según la consultora McKinsey & Company, el 65 % del tiempo que pasamos en la empresa lo dedicamos a reuniones, llamadas o emails, lo que hace nuestra productividad se vea seriamente mermada. Desde Adecco tienen solución: usando las herramientas adecuadas. La más popular es un CRM, donde se guardan automáticamente todas las conversaciones con un cliente, ya sean emails, llamadas o reuniones. De esa manera cualquier persona puede tener acceso a todo el histórico y no tener que pedir reuniones para recopilar información que está en los ordenadores del resto. Efficy plantea aquí su solución para solucionar este problema.
4. Sin rodeos. La comunicación debe ser eficaz. Cualquier cosa que necesite una explicación inhibe la comunicación. Es por ello por lo que Alfredo Nicolás señala que debemos abandonar el uso de siglas o palabras para referirse a un software, objetos o procesos de la empresa, y apostar por un lenguaje directo y entendible para cualquier persona. También apuntan desde el CRM especializado en pymes que la comunicación debe ser directa, sin importar la jerarquía. “La comunicación debe recorrer el camino más corto para ser efectiva, aunque eso implique alterar un poco la cadena de mando”, señala. Lo cierto es que una fuente importante de problemas es la mala comunicación entre departamentos. La forma de solucionar esto es permitir el libre flujo de información entre todos los niveles.
5. Prioriza la lista de tareas y lucha contra la procastinación. Tim Pychyl, profesor de psicología y autor de ‘Solving the Procrastination Puzzle’, asegura que reconocer que “una tarea desagradable o difícil no se hará mágicamente más agradable mañana”, lo que debería motivarnos a hacerlo ahora. “Establece una lista de prioridades y recuerde que lo que ponga en la parte inferior es menos importante”, afirman desde Efficy.
6. Haz una lista con las tareas ‘robatiempo’. Revisamos nuestro teléfono hasta 150 veces al día y miramos nuestro correo otro tanto. Eso implica mucho tiempo que desperdiciamos y no estamos trabajando. Por ello, es necesario que se incluyan en la programación. “Cuando actuamos de una forma más racional, podremos controlar la mayoría de los impulsos ahorrando tiempo”, destaca Alfredo Nicolás.
7. Haz planes en equipo. Una caña o unas tapas el viernes puede ser exactamente lo que el equipo necesite para volver a conectar en la vuelta a la rutina. Una cita informal como ésta, puede aportar una motivación extra para acabar la semana y afrontar la próxima con energía.
